卫生监督档案是各级卫生行政机关及所属卫生监督机构依据法律法规和规章的规定,在对公民、法人和其他组织遵守卫生法律法规和规章规定的情况进行监督检查和对其违法行为追究法律责任的卫生行政执法过程中,直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图表、声像以及其它不同载体、不同形式的历史记录。卫生监督档案管理工作是卫生监督工作的重要构成内容,是提高卫生监督工作质量和科学管理水平,加强规范化建设的必要条件。因而如何规范卫生监督执法的档案管理尤显重要。卫生监督档案应该统一立卷、分类、制订目录、归档管理,这样才有利于卫生监督执法档案的收集、保管和利用。

一、实行卫生监督档案统一管理的意义。

1、有利于有效提高档案管理质量,可反映单位工作面貌和工作水平,对领导及时把握,全面作出正确决策提供有利依据。

2、有利于单位业务工作从整体上、全面上分析总结,从而促进业务工作的进一步提高。

3、有利于卫生监督信息的全面掌握和卫生监督材料的编

研,每卷资料都十分完整,便于卫生监督信息的交流。

二、卫生监督执法档案统一管理的原则。

在遵循档案管理基本原则的前提下,执行卫生监督档案管理委员会的统一领导。将卫生监督业务形成的技术档案,由业务股室负责收集、整理,再由档案室负责立卷,统一制定目录,档案统一保存和提供利用。

三、卫生监督执法档案的分类。

(一)综合类:应本着总体性、综合性、分析性和学术性的原则对档案进行分类。

1、组织机构类:包括卫生监督机构的党、政、工、团在管理工作中形成的有保存、利用价值的文件材料,主要有各种会议记录、机构变动、工资福利、干部任免、职工名册、工作计划、总结、请示、报告、简报、信息等;

2、文件类:主要是有关部门关于工作的指示、规定、有关通知等;

3、监督检测类:包括监督、采样、检测监测动态情况,统计报表等;

4、设备仪器类:设备仪器的图纸和技术文件,设备仪器安装、调试和验收过程中的技术性、凭证性文件材料,设备仪器的运行维修记录,设备的改进、改装和报废的文件材料,设备仪器论证申请报告,上级或领导批复、验收报告、订购文件合同等;

5、财务会计类:根据《会计档案办法》收集、整理在经济管理和会计核算活动中产生的会计凭证、账薄和报表等;

6、突发公共卫生事件类:包括重大事故、疫情爆发、中毒调查处理的有关材料,如调查报告及现场调查纪录和有关的行政处罚材料等,或年度工作综合性分析总结等;

7、专题调查类:包括调查设计、调查报告或总结、统计汇总等材料;

8、专项整治类:各类专项整治文件通知、整治方案、整治总结报告等;

9、学术论文、信息类:市级以上刊物上发表的业务论文以及国家、省、市采纳的信息资料等。

(二)业务类:指经常性卫生监督服务工作中形成的材料。

首先要根据卫生监督的职能职责范围,各日常卫生监督工作中的相对管理对象进行调查摸底,建立本底资料库,做到家底清、监督明。第二是在对相对管理服务对象的日常监督工作中逐年加入补充,形成完善的监督档案资料。

1、职业放射卫生类:职业卫生档案,是指职业卫生监督执法、职业卫生技术服务、职业卫生管理以及职业卫生科学研究活动中形成的,能够准确、完整反映职业卫生工作全过程的文字、资料、图纸、照片、报表、录音带、录相、影片、计算机数据等文件材料。是职业病防治过程的真实记录和反映,也是卫生行政执法的重要参考依据。

卫生监督执法部门应当建立的职业卫生档案资料包括:国家有关职业病防治工作法律、法规、规范、标准;法人资格及其他证明材料;工作职责、监督员执法程序、道德准则;当地政府职业病防治规划;年度职业卫生监督计划及总结;辖区职业卫生监督对象分布图和汇总表;辖区职业病防治工作状况统计分析;用人单位职业病危害申报材料;卫生行政部门对用人单位建设项目职业病危害控制效果评价、卫生审查、卫生审核、验收批件;职业性健康体检报表;职业病报表;职业病事故报表;职业卫生监督执法工作记录及文书存根;监督员培训相关资料(培训计划、材料)等。

2、环境卫生类:环境卫生监督是指各级环境卫生监督机构依据国家法律授权对辖区内公民、法人或其他组织环境卫生状况及其执行国家有关环境卫生法规情况进行检查督促和管理,并对违反卫生法规、危害人体健康的行为进行处理的制度。包括预防性卫生监督和经常性卫生监督。

(1)预防性卫生监督卷:依据国家相关卫生法规和标准对民用建筑、公共场所服务性行业、新建工程项目、水源等的选址和设计进行卫生审查和竣工验收。

(2)经常性卫生监督卷:依据国家相关卫生法规对公共场所、化妆品生产经营者、城乡居民生活饮用水供水单位、医院污水处理单位执行国家相关卫生法规和标准情况实施的监督检查,以及运用环境卫生学以及其它相关学科的理论和技术,对公共场所、化妆品、生活饮用水、医院污水处理、生活垃圾处理和粪便无害化处理进行的卫生监测。

3、学校卫生类:学校卫生资料档案是在学校卫生保健工作中形成的,它记录和反映了学生健康状况、生长发育、常见疾病防治和监督、监测及健康教育的开展情况等,具有一定的保存价值,因此搞好学校卫生资料档案的建设和管理,对推动学校卫生保健工作的开展至关重要。

(1)基础工作卷:基础工作资料的内容包括学校基本情况如班级数、全校及各班男女学生数、住宿生数等,体育卫生组织机构、体卫经费及医疗药品、卫生设施登记、各项卫生工作制度、职责、学期卫生保健工作计划及总结、工作日记或卫生大事记,各种学校卫生工作有关的文件等。

(2)学生健康及发育监测卷:学生健康及发育监测有关资料包括学生检查卡片、常见病及传染病检查与统计资料,医务室门诊登记,学生伤害事故、死亡、高危疾病等登记与统计管理资料,女生月经卫生管理资料,学生生长发育调查与统计资料等。

(3)卫生监督检查卷:有关教学卫生、体育卫生、教室采光和照明及卫生设施、饮食和饮水卫生、环境和厕所卫生、劳动卫生等的监督检查或调查测定和分析资料等。

(4)调查研究及学术卷:内容主要有学校卫生业务学习资料、专题调查工作的记录本、学术论文与交流材料,学习笔记和文摘等资料。

4、生活饮用水类:根据《生活饮用水卫生监督管理办法》,县级卫生监督机构应建立健全辖区内供水单位、二次供水消毒清洗单位卫生监督和许可档案;

(1)卫生许可卷:包括申请、受理、审核、批准的文书等资料;

(2)监督检查卷:包括被监督单位的基本情况、产品情况、人员情况、主要卫生设施和设备、质量保证体系等资料,制作的监督处罚文书等;

(3)采样检测卷:包括计划组织、采样凭证、采样、检测结果、汇总分析、工作小结及不合格产品的处理情况。

5、医疗服务市场类:建立医疗机构卫生监督档案是深入开展打击非法行医专项行动的重要措施,是建立医疗市场长效监管机制的基础性工作,其监督管理档案可实行一户一档的动态管理。

(1)综合卷:即医疗机构在医疗工作活动中形成的有保存,利用价值的文件材料,主要有:各种会议记录,工作计划,总结,请示,报告,纪要,规定,通知,简报,信息,基本情况,处方章印模,资质证件,医疗单位开展医疗合作形成的协议书,合同,聘书等.

(2)设备仪器卷:设备仪器的图纸和技术文件,设备仪器安装,调试和验收过程中的技术性凭证性文件材料,设备仪器的运行维修记录,设备改进,改装和报废的文件材料,设备仪器论证申请报告,上级或领导批复,验收报告,订购文件合同,订货卡等.

(3)技术业务卷:医疗机构感染,消毒管理档案;医疗机构医疗废物管理档案;医疗机构服务设施卫生监督管理档案;医疗技术常规,操作规程,质量标准;医疗质量调查和监督检查中形成的文件;突发事件,传染病暴发流行抢救工作记事,总结等文件材料.
    (4)声像实物卷:医疗机构在执业活动中形成的有保存价值的各种重要会议活动的声像材料;重大事件,事故处理的声像材料;获得上级部门颁发的锦旗,奖状,证书等

(5)监督检查卷:包括医疗机构执业许可基本信息登记表、医疗机构执业许可变更事项登记单、卫生监督意见书、现场检查笔录、卫生行政控制决定书、解除卫生行政控制决定书行政处罚决定书、卫生行政处罚告知单、卫生监督抽检的检验报告单、医疗机构报送的医疗执业、传染病防治方面的规章制度、总结及自查自纠材料、以及医疗机构的人员信息(主要是执业资格)档案等。

(三)行政处罚类:因生产经营违法违规,按立案查处的案卷多带带分类。

一类:包括有卫生行政处罚案件呈报表、案件受理记录、立案报告、现场执法文书(现场检查笔录、询问笔录、证据先行登记保存决定书、卫生行政控制决定书、卫生行政控制处理决定书、产品采样记录等;其他证据)、合议记录、案件调查终结报告、行政处罚事先告知书、陈述申辩记录、行政处罚听证告知书、行政处罚听证通知书、听证笔录、听证意见书、行政处罚决定书、送达回执、行政复议或行政诉讼的相关材料、强制执行申请书、结案报告。

二类:当场行政处罚决定书、现场检查笔录、询问笔录、其他证据资料(相片、实物、说明书、标签等)

四、卫生监督档案统一管理实施过程中的几个关键环节。

1、积极推进档案管理综合化。建立综合档案馆,配备专职档案管理人员,集中统一管理各类档案,确保这些档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。要大力加强各种档案材料的征集、催报工作,最大限度地避免原始资料散失,保存有价值的文字、原始数据、合同、协议、图纸、录音、录像等各种档案资料,尽可能丰富室藏档案材料,搞好档案综合化管理。

2、健全制度,规范卫生监督档案管理。要实行科学规范的卫生监督业务档案管理,首先必须要健全档案管理规章制度。第二是要明确卫生监督业务档案分类的标准和范围。第三是要提出统一的立卷要求,确保档案立卷的规范。第四是要求档案管理人员深入各科室,了解和掌握卫生监督业务活动。熟练档案归类。第五是要建立档案管理责任制,纳入年度目标责任管理,以激励机制有效增强档案管理人员的工作积极性和责任意识。第六是要严格档案的保管和利用制度,任何人不得将档案据为己有。

3、加强对档案管理人员的培训和指导。卫生监督档案质量的高低与档案管理人员的素质密切相关,必须要求档案管理人员具有档案业务知识,又具有经济管理、计算机管理等方面知识的复合型人才,因此,要花大力气加强档案管理人员的学习和培训,改善他们的知识结构,提高素质,要有计划的定期进行档案管理人员培训,根据缺什么学什么补什么的原则,不断更新知识,提高技能,同时要多请上级档案管理专家进行指导,努力造就跨世纪合格的档案管理人才。

档案是存储信息和知识的基地,收集、保管、利用好档案是档案管理工作的三项基本功能。对保存人类文化遗产,维护历史真实面貌,资政囊政、繁荣科研、发展经济、宣传教育等都有着十分重要的社会作用。在基层卫生监督机构,档案管理可能会不同程度的存在一些问题,但只要我们高度重视档案工作的规范管理,加强档案室的基础设施建设,努力建设一支高素质的卫生监督档案管理队伍,卫生监督档案必将为卫生行政、卫生执法发挥更积极的作用。